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L'intelligenza artificiale non è solo l'ultima parola d'ordine, ma sta rapidamente diventando il segreto di aziende più intelligenti e veloci. Abbiamo visto come gli strumenti di OpenAI, Google e altri possano creare contenuti in pochi secondi. Ma la vera domanda è: cos'altro può fare l'AI per la tua azienda?
Spoiler: è molto di più che scrivere blog o rispondere alle e-mail.
Benvenuto nel mondo dell'automazione dei flussi di lavoro con l'intelligenza artificiale, dove le attività ripetitive scompaiono, l'efficienza sale alle stelle e il tuo team ha più tempo per concentrarsi sul lavoro che conta davvero. Che si tratti di velocizzare le approvazioni, instradare le attività o prendere decisioni in tempo reale, l'AI sta trasformando in modo silenzioso (ma potente) il modo in cui le aziende operano dietro le quinte.
In questo post ti spieghiamo come far funzionare l'intelligenza artificiale, non solo come strumento di fantasia, ma come vero e proprio elemento di squadra nelle tue operazioni aziendali. Scopriamo come puoi automatizzare in modo più intelligente e fare carriera più velocemente.
Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro AI?
L'utilizzo dell'intelligenza artificiale per l'automazione dei flussi di lavoro è la nuova norma. Ora puoi sfruttare questa tecnologia per automatizzare e semplificare le attività più ripetitive della tua azienda. Non solo ti aiuterà a migliorare il flusso di lavoro, ma ti permetterà anche di aumentare l'efficienza e la produttività.
L'implementazione dell'intelligenza artificiale può permetterti di gestire i tuoi carichi di lavoro e di creare un'esperienza fluida per i tuoi clienti. Ad esempio, l'utilizzo di chatbot come Trengo può permetterti di gestire automaticamente le richieste regolari dei tuoi clienti. Puoi anche utilizzare diverse API per creare un flusso di lavoro più fluido per i tuoi dipendenti.
Tuttavia, l'automazione dell'AI non significa eliminare l'impegno umano. Si tratta di sfruttare la tecnologia più avanzata per aiutare i tuoi dipendenti a essere più veloci e produttivi sul posto di lavoro. Ad esempio, puoi sfruttare l'intelligenza artificiale per gestire compiti come la sintesi di lunghi file e risparmiare tempo per le attività più importanti.
Perché le aziende scelgono l'AI per l'automazione dei flussi di lavoro?
Le aziende si affidano sempre più all'intelligenza artificiale e all'apprendimento automatico per migliorare l'efficienza e la produttività. È la nuova strategia perché la tecnologia ha una memoria migliore e la capacità di eseguire compiti ripetitivi senza affaticarsi.
Inoltre, l'intelligenza artificiale continua a migliorare regolarmente in base alle esigenze delle aziende. Oggi l'intelligenza artificiale lavora letteralmente come un membro di un team produttivo e rappresenta la spina dorsale del successo aziendale.
Per fare un esempio, guarda la storia di Hero Bike. La loro risposta è aumentata del 150% dopo aver sfruttato il flusso di lavoro dell'automazione dell'AI per l'assistenza clienti. Quindi le aziende che stanno sfruttando questa nuova tendenza sono già in anticipo sulla curva.
Vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro AI
Cosa succede quando implementi un flusso di lavoro di automazione AI per la tua azienda? Otterrai i seguenti vantaggi:
Operazioni senza soluzione di continuità
Le normali attività ripetitive occupano la maggior parte del tempo del tuo team. Ma ora puoi utilizzare la tecnologia e creare un flusso di lavoro fluido e automatizzato. L'uso dell'intelligenza artificiale farà in modo che non ci siano attriti o inefficienze nel tuo flusso di lavoro.
Lo sai? Le ricerche dimostrano che l'automazione del flusso di lavoro può aumentare la tua precisione fino all'88%.
Coordinamento interfunzionale
L'Intelligenza Artificiale può anche ridurre lo stress delle e-mail che ti consumano la produttività. Gli strumenti di intelligenza artificiale come Trengo ti permettono di rendere più fluida la comunicazione tra i vari reparti, di abbattere i silos e di aiutare a prendere decisioni rapide.
Personalizzazione e flessibilità
L'intelligenza artificiale potrebbe non piacerti se non è in linea con i tuoi obiettivi aziendali. Ma non è un grosso problema, perché puoi addestrare l'intelligenza artificiale in base alla tua visione, alla tua missione e ai tuoi obiettivi. Si tratta semplicemente di assumere un nuovo dipendente e di lasciarlo sincronizzare con l'ambiente aziendale. Tuttavia, una volta addestrata, l'intelligenza artificiale non cambierà ma migliorerà solo in base alle tue istruzioni.
Automazione completa
I potenti strumenti di intelligenza artificiale sono ora in grado di gestire problemi complessi e persino di prendere decisioni in modo autonomo. Possono anche interagire facilmente con i clienti e guidarli come un agente di assistenza. Tuttavia, se le domande diventano complesse, l'IA chiederà senza problemi un aiuto umano prima che le cose sfuggano di mano.
Flusso di dati unificato
La memoria acuta e le risposte dell'IA le permettono di gestire facilmente i dati. Gli strumenti di IA possono:
- Spostare i dati senza problemi tra i vari sistemi
- Assicurati che i dati siano aggiornati
- Assicurati che i dati siano accurati
Migliorare l'analisi
L'implementazione dell'intelligenza artificiale migliora anche la reportistica e l'analisi dei dati. L'Intelligenza Artificiale è in grado di fornire informazioni più efficaci che possono essere utilizzate per migliorare continuamente. Questi report sono migliori perché non sono solo numeri, ma anche piani d'azione per migliorare i difetti attuali.
Scalabilità
Gli strumenti di IA possono crescere in base alle esigenze della tua azienda. Ciò significa che quando la tua azienda diventa più grande, non avrai bisogno di trovare un nuovo partner di IA. Un solo strumento di IA può rimanere costantemente al tuo fianco e gestire le tue attività.
Componenti chiave dell'automazione del flusso di lavoro AI
L'automazione del flusso di lavoro basata sull'intelligenza artificiale non è un singolo strumento, ma una combinazione di tecnologie che creano un sistema automatizzato. Questo sistema ha i seguenti importanti componenti:
Apprendimento automatico (ML)
L'apprendimento automatico è il cervello dell'automazione del flusso di lavoro AI. Gli algoritmi di ML possono analizzare enormi quantità di dati, comprenderli ed elaborare misure predittive. Questi algoritmi migliorano continuamente con il tempo e rendono i flussi di lavoro più intelligenti in base ai dati e ai feedback in arrivo.
Il ML svolge un ruolo importante nel gestire i seguenti compiti per te:
- Dare priorità ai compiti in base ai dati precedenti
- Allocazione intelligente delle risorse
- Rilevamento delle anomalie in tempo reale
Elaborazione del linguaggio naturale (NLP)
L'uso della PNL consente alle macchine di comprendere il linguaggio umano e di rispondere di conseguenza. Gli attuali modelli NLP come BERT o GPT-3 consentono alle macchine di avere conversazioni simili a quelle umane. Permettono alle automazioni del flusso di lavoro basate sull'AI di comprendere i sentimenti umani e di fornire una migliore esperienza di chatbot.
L'uso perfetto della PNL aiuta le aziende a semplificare le attività di comunicazione, a fornire una migliore esperienza ai clienti e a ridurre il tempo manuale speso in attività ripetitive.
Automazione robotica dei processi (RPA)
La Robotic Process Automation (RPA) è ottima per gestire attività ripetitive e basate su regole, come rispondere automaticamente alle richieste di informazioni sulla posizione di centinaia di clienti contemporaneamente. Ma quando si combina l'RPA con l'intelligenza artificiale (AI), diventa molto più potente e versatile.
Insieme, creano flussi di lavoro dinamici e autonomi che vanno oltre l'automazione di base. Con l'intelligenza artificiale, l'RPA è in grado di gestire attività complesse come l'elaborazione di documenti, l'automazione dell'assistenza clienti e l'integrazione perfetta con i sistemi di back-end.
L'RPA aggiunge i seguenti vantaggi all'automazione del flusso di lavoro basata sull'AI:
- Automazione delle attività end-to-end
- Intervento manuale minimo
- Maggiore efficienza operativa
Casi d'uso dell'automazione del flusso di lavoro AI
L'automazione dell'intelligenza artificiale non è solo per un reparto o un settore, ma per tutti. Puoi utilizzare questa nuova tecnologia sia che tu faccia parte del dipartimento HR di un'organizzazione sanitaria, sia che tu ti occupi dell'assistenza clienti di una software house. Ecco alcuni dei casi d'uso più frequenti dell'automazione del flusso di lavoro con l'AI:
Automazione dell'onboarding dei dipendenti
L'onboarding dei dipendenti è un'attività lunga e ripetitiva. Ad esempio, i dipendenti devono compilare dei moduli, attendere le risposte e poi le Risorse Umane devono esaminare manualmente tutte le domande in arrivo. Se riesci ad automatizzare questo compito, la tua azienda potrà risparmiare molto tempo.
Il sistema guidato dall'intelligenza artificiale può controllare automaticamente i moduli, compilare i dettagli come le buste paga, gestire le e-mail di andata e ritorno e infine informare i nuovi dipendenti sui programmi di formazione. In questo modo, le risorse umane potranno concentrarsi sul processo di formazione e di colloquio, mentre le macchine si occuperanno delle comunicazioni necessarie.
Elaborazione delle richieste di risarcimento dei lavoratori
Il processo di risarcimento può richiedere un tocco umano, ma può trarre vantaggio da un flusso di lavoro automatizzato dall'intelligenza artificiale. Il dipartimento di risarcimento deve comunicare con gli operatori sanitari e gestire una documentazione complessa per completare il processo. In questa situazione, il lavoro manuale può richiedere molto tempo.
Tuttavia, l'automazione può rendere il processo più veloce e migliore. L'intelligenza artificiale addestrata comunicherà con le parti interessate e genererà rapporti istantanei sull'OSHA e sulla conformità. Di conseguenza, il tempo complessivo per l'approvazione dei compensi dei dipendenti si ridurrà.
Gestione delle assenze
Prima di approvare un congedo, il reparto Risorse Umane deve seguire una serie di passaggi. Ad esempio, il dipartimento dovrà controllare l'idoneità del dipendente e verificare i documenti necessari. Anche in questo caso, il lavoro manuale richiede più tempo. Tuttavia, l'intelligenza artificiale può rendere questo processo più veloce, in quanto l'algoritmo è in grado di verificare rapidamente i permessi rimanenti del dipendente e di controllare i documenti necessari a un ritmo più veloce.
Questo caso d'uso sarà più efficiente in un'azienda di grandi dimensioni, poiché le Risorse Umane possono ricevere regolarmente numerose richieste di congedo.
Come implementare l'automazione del flusso di lavoro con l'intelligenza artificiale
Sì, l'automazione del flusso di lavoro AI è adatta a tutti i settori. Tuttavia, non puoi implementare una nuova tecnologia alla cieca. Dovrai seguire un processo prima di scegliere uno strumento e formare il tuo team prima di implementarlo. Ecco cinque passi da seguire per implementare i flussi di lavoro automatizzati:
Passo 1: valutare le esigenze della tua azienda
Il percorso verso l'automazione deve iniziare con la chiarezza. Devi conoscere le tue esigenze, le attività che possono essere automatizzate e come puoi sfruttare l'intelligenza artificiale in un settore in crescita.
Puoi verificare i tuoi flussi di lavoro attuali per individuare le inefficienze e le attività ripetitive. Dopo aver individuato i punti deboli a livello operativo, puoi passare a trovare i colli di bottiglia nella comunicazione, nell'approvazione delle applicazioni e nei processi manuali ripetitivi. Una volta identificati i punti deboli, puoi stilare una lista di controllo delle attività che vuoi automatizzare.
Suggerimento professionale: Tracciare una mappa dei casi d'uso ad alto impatto per concentrare gli sforzi
Fase 2: Selezionare gli strumenti di IA giusti
Lo strumento giusto gestirà le tue attività nel modo giusto e ti aiuterà a migliorare l'efficacia e la produttività. Per questo motivo, devi dedicare il giusto tempo alla ricerca dello strumento più adatto al tuo settore specifico. Puoi iniziare confrontando i diversi strumenti disponibili come Trengo, Copy.ai, UiPath, Zapier, ecc.
Prima di scegliere lo strumento perfetto, dovresti considerare le seguenti domande:
- Lo strumento è facile da usare?
- Il tuo team può impararlo facilmente?
- Lo strumento si integra con i tuoi strumenti attuali, come il CMS?
- Lo strumento è scalabile in base alle crescenti esigenze?
- L'azienda fornisce un buon supporto post-vendita?
L'ideale è adottare uno strumento di intelligenza artificiale che fornisca una guida e dei contenuti formativi adeguati. Questa considerazione ti aiuterà a introdurre il cambiamento con facilità.
Fase 3: Integrare l'IA con i sistemi esistenti
Il tuo strumento di intelligenza artificiale non sarà di alcuna utilità se non è in grado di integrarsi con i tuoi sistemi esistenti. Assicurati quindi che il tuo strumento di selezione si colleghi facilmente al tuo flusso di lavoro attuale senza danneggiare la tua routine lavorativa quotidiana.
Considera i seguenti punti per garantire una transizione fluida del flusso di lavoro:
- Usa le API per collegare il nuovo strumento ad altri software.
- Collabora con il reparto IT per un'implementazione senza problemi.
- Testa a fondo lo strumento di intelligenza artificiale prima di iniziare a usarlo ufficialmente.
Ricorda che è sempre meglio investire in uno strumento che fornisca un buon supporto post-vendita, in modo che la tua azienda non debba affrontare ostacoli inutili.
Fase 4: formare e integrare il tuo team
Tutti gli strumenti dichiarano di essere facili da usare. Tuttavia, dovrai fornire una formazione adeguata ai tuoi dipendenti in modo che non si sentano bloccati durante le ore di lavoro. La formazione può includere documentazione e brevi video di approfondimento. Durante la formazione, incoraggia i feedback e chiarisci tutte le domande dei tuoi dipendenti.
Se le cose si fanno un po' complicate, puoi chiedere a chi impara velocemente di aiutare gli altri, favorendo così l'apprendimento tra pari.
Fase 5: Monitoraggio e ottimizzazione dei flussi di lavoro
Sei riuscito a trovare e implementare l'intelligenza artificiale nell'automazione dei flussi di lavoro e sta funzionando perfettamente per la tua azienda. È un'ottima cosa, ma non puoi abbandonarla. In quanto azienda in crescita, devi tenere d'occhio lo strumento e assicurarti che continui a funzionare secondo le regole definite.
Dovrai tenere traccia di KPI come il tempo di completamento delle attività, il risparmio sui costi o il tasso di errore. Puoi anche chiedere il feedback dei tuoi dipendenti per assicurarti che lo strumento funzioni perfettamente.
Sfide e considerazioni sull'automazione del flusso di lavoro con l'intelligenza artificiale
Investire in attività isolate è positivo perché aiuta ad aumentare la produttività e l'efficienza. Questo è il motivo principale per cui molte aziende stanno investendo in flussi di lavoro automatizzati dall'intelligenza artificiale. Secondo le statistiche, le aziende stanno investendo il 36% in più nell'IA nel reparto IT e il 12% in più nel settore manifatturiero. Il cambiamento è positivo, ma comporta anche delle sfide. Queste sfide non sono una minaccia, ma un avvertimento che puoi superare facilmente.
Alcune delle principali sfide associate all'automazione del flusso di lavoro con l'intelligenza artificiale includono:
- I costi di manutenzione dell'IT possono essere un po' più alti
- Potrebbe essere necessario assumere un nuovo informatico o investire nella formazione dei dipendenti precedenti.
- Il tuo team potrebbe aver bisogno di diventare più esperto di tecnologia per capire le integrazioni e le API.
- L'aggiornamento tecnologico può generare conflitti con i diversi software.
- Una cattiva gestione e una formazione sull'IA possono andare a discapito della tua azienda
Come già detto, queste sfide non sono una minaccia per l'automazione. Puoi gestirle facilmente con un'adeguata allocazione delle risorse e con la ricerca degli strumenti giusti.
Consiglio: durante la ricerca, cerca di optare per strumenti che offrono prove gratuite. Queste prove ti aiuteranno a capire se lo strumento è adatto o meno alla tua azienda.
Progressi nell'automazione del flusso di lavoro con l'intelligenza artificiale
Sinergia AI + RPA
L'RPA può gestire solo compiti fissi basati su regole. Mentre l'intelligenza artificiale è in grado di comprendere le richieste in arrivo e di prendere decisioni complesse. Ma quando si combinano entrambe le cose, diventa abbastanza potente da gestire attività autonome e anche da dialogare con i tuoi dipendenti o clienti.
Ora il sistema non è solo automatizzato ma anche intelligente grazie agli algoritmi di intelligenza artificiale. Questa combinazione rende più facile la gestione di attività complesse e permette all'intelligenza artificiale di prendere decisioni autonome senza alcun intervento umano.
Processo decisionale trasparente
A un certo punto, l'intelligenza artificiale può iniziare a prendere decisioni autonome. Ma queste decisioni non possono rimanere nascoste a te. Quindi gli strumenti che utilizzi devono essere trasparenti e tenerti informato su tutte le attività dei tuoi flussi di lavoro automatizzati.
Inoltre, le cose stanno migliorando con l'avvento dell'IA spiegabile. Questi algoritmi offrono maggiore chiarezza e rapporti approfonditi. Ciò significa che puoi tenere sotto controllo tutte le attività automatizzate senza compromettere le tue normali attività.
IA conversazionale avanzata
Con il miglioramento dell'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), le conversazioni AI stanno migliorando. I nuovi bot AI sono in grado di comunicare con i tuoi dipendenti e clienti gestendo le domande della knowledge base e le richieste di assistenza più complesse. Questi progressi stanno migliorando l'esperienza degli utenti nei settori IT, HR e assistenza clienti.
La cosa migliore è che questi chatbot sono attivi 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In questo modo è possibile ottenere rapidamente le informazioni pertinenti senza attendere una risposta manuale.
Potenziamento della sicurezza informatica
Con la crescita della tecnologia nelle aziende, cresce anche l'esigenza di una maggiore sicurezza. Questo è un altro settore in cui l'intelligenza artificiale può fare la sua parte. Avrai comunque bisogno di un esperto per gestire i problemi di cybersicurezza. Ma l'intelligenza artificiale può gestire compiti come il rilevamento delle vulnerabilità, l'identificazione del phishing e la convalida del controllo degli accessi. Un esperto di cybersicurezza può utilizzare questi dati per prendere rapidamente le misure necessarie e garantire la sicurezza della tua organizzazione.
5 buone pratiche per l'automazione del flusso di lavoro
Quando si tratta di implementare una nuova tecnologia, non puoi semplicemente acquistare un nuovo strumento alla cieca. Devi seguire una strategia adeguata prima di introdurre un cambiamento nella tua organizzazione. Ecco cinque buone pratiche che puoi utilizzare per implementare l'automazione del flusso di lavoro AI:
Comprendi i tuoi flussi di lavoro attuali
Prima di investire in un nuovo software, devi comprendere a fondo le tue esigenze informatiche e i processi aziendali che possono essere automatizzati. Più si conoscono i processi, migliori saranno le decisioni che si potranno prendere.
L'osservazione dei flussi di lavoro attuali può aiutarti a evidenziare ridondanze e inefficienze. Anche intervistare i manager o i dipendenti in prima linea può far emergere i punti di attrito nascosti. Puoi anche utilizzare software come il process mining per analizzare i flussi di lavoro in tempo reale.
Una volta che avrai tutti i dati rilevanti, potrai facilmente fare piani migliori per l'automazione del flusso di lavoro.
Integrare i dati nei flussi di lavoro
L'integrazione dei dati attuali nei nuovi strumenti è essenziale. Se non riesci a farlo, l'automazione potrebbe andare a discapito della tua attività.
È importante perché i dati integrati aiuteranno l'intelligenza artificiale a prendere decisioni precise e senza interruzioni. Puoi suddividere grandi serie di dati in altre più piccole e rendere il trasferimento più semplice.
Inoltre, assicurati di addestrare l'IA sui dati più recenti e aggiornati per ottenere precisione e fiducia.
Usa gli strumenti di automazione giusti nei posti giusti
Le tue attività ripetitive possono essere automatizzate, ma potrebbero non richiedere un'automazione complessa. Ad esempio, per query come i prezzi o l'ubicazione, non è necessario implementare un NLP perché un RPA può fare il lavoro. Quindi, dovrai capire bene i tuoi processi e investire le tue risorse in modo saggio.
Un consiglio: dai la priorità all'automazione delle attività che possono portare un ROI, ad esempio l'elaborazione dei documenti.
Costruisci i tuoi flussi di lavoro tenendo conto degli stakeholder esterni
Il flusso di lavoro non è limitato alla tua azienda. Coinvolge tutti i tuoi stakeholder, come clienti, partner, venditori e appaltatori. Per questo motivo dovrai considerarli tutti prima di investire in una nuova tecnologia.
In qualità di proprietario di un'azienda, dovrai assicurarti che anche i tuoi utenti esterni possano beneficiare dell'impatto di un flusso di lavoro migliore. Ad esempio, puoi utilizzare il flusso di lavoro AI per migliorare l'esperienza dell'assistenza clienti. In definitiva, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di garantire che il flusso di lavoro automatizzato includa tutti i tuoi stakeholder.
Pensa fuori dagli schemi del flusso di lavoro
Nel frenetico mondo della tecnologia, il cambiamento è costante. Per essere all'avanguardia, devi essere pronto a riconoscere i cambiamenti in anticipo e ad adattarti rapidamente. Non si tratta solo di stare al passo con l'evoluzione delle tecnologie, ma anche di rispondere alle richieste che cambiano e di migliorare continuamente le tue operazioni.
Per migliorare continuamente l'automazione del flusso di lavoro basata sull'intelligenza artificiale, devi tenere d'occhio:
- Tempo di ciclo
- Tassi di errore
- Rapporti dettagliati e analisi
Queste metriche ti aiuteranno a migliorare costantemente il tuo strumento di IA e a mantenere un flusso di lavoro fluido.
Parole finali
L'automazione del flusso di lavoro AI è la combinazione di tre componenti: intelligenza artificiale, apprendimento automatico ed elaborazione del linguaggio naturale. Questa automazione è simile alle strategie precedenti, ma la potenza dell'AI stabilisce nuovi standard di automazione. Il flusso di lavoro AI farà risparmiare tempo e denaro alla tua azienda, eliminando le attività manuali che richiedono molto tempo.
Il software di automazione dei flussi di lavoro di Trengo supporta tutto, compresa l'automazione della gestione e un sistema di assistenza clienti. L'interfaccia senza codice garantisce che chiunque possa utilizzare i nostri strumenti senza essere esperto di tecnologia o investire tempo nell'apprendimento di un'interfaccia utente complessa. La cosa migliore è che le regole personalizzate ti permettono di controllare meglio ogni processo automatizzato.
Puoi prenotare una demo gratuita oggi stesso o iscriverti a una prova gratuita per vedere come Trengo si integra con i tuoi flussi di lavoro attuali e li migliora.
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